Previsión de eventos y asuntos adversos

Previsión de eventos y asuntos adversos.
La previsión de eventos y asuntos adversos se refiere a la capacidad de estar preparado para manejar situaciones que ponen en riesgo el negocio, la comunidad y la reputación. Para ello, se debe realizar un análisis de riesgos, desarrollar guías de accióy equipos de respuesta.

¿Qué es un evento adverso?

Por lo general, un evento adverso se asocia a la aparición o empeoramiento de un signo, síntoma o condición médica indeseable. Esta definición se puede ampliar para incluir eventos o problemas que surgen en la gestión diaria de cualquier tipo de empresa, no sólo en temas de salud.

Por ejemplo, un evento o asunto adverso es aquel que tiene el potencial de interrumpir las operaciones normales de una empresa u organización. La previsión de este tipo de situaciones significa tener las herramientas adecuadas y actuar a tiempo para proteger el negocio, los colaboradores, la comunidad y el medio ambiente. Incluye problemas de salud.

En este artículo, vemos algunas de las herramientas de previsión para minimizar el riesgo de crisis de acuerdo con las mejores prácticas internacionales. Empresas grandes y gobiernos alrededor del mundo han practicado la gestión de asuntos adversos para prevenir crisis por más de 50 años con diversos resultados.

Todos coinciden en que la previsión y gestión de eventos adversos a tiempo previene crisis. Se debe actuar con rapidez y certeza. Los pasos básicos para diseñar un sistema efectivo consisten en:

  • Analizar riesgos
  • Elaborar guías de acción
  • Crear alertas para actuar a tiempo
  • Preparar equipos de respuesta

Analizar riesgos

El primer paso es hacer un mapa de los riesgos con potencial de crisis en tu empresa u organización. Esto suena complicado, pero en realidad la tecnología ha simplificado el proceso. El secreto es ser objetivo para analizar fríamente los riesgos en términos de probabilidad de que suceda un evento adverso y su impacto potencial.

Covid-19 ha demostrado con creces la dimensión real una pandemia, que estaba en el radar de pocas empresas y gobiernos; es decir, catalogada como muy poco probable. Su impacto ha sido enorme. Una parálisis global, todas las personas del mundo bajo las mismas reglas e instrucciones de salud. Como después de un desastre natural. Hemos aprendido que hasta los eventos más catastróficos suceden y se manifiestan con brutalidad.

Como ejemplo, pandemia como riesgo antes de Covid-19 hubiera sido 5 en una escala de 1-5 en términos de Impacto. Respecto a Probabilidad, la mayoría lo tenía como 1. Entonces, 5 x 1 = 5. De acuerdo con la fórmula, un riesgo de 5 es bajo, en muchas ocasiones insignificante.

Esto contribuyó a que muchas empresas y gobiernos no planearán para un evento de esta magnitud. Quizá una lección es que la previsión de eventos adversos, como una pandemia, por más improbable que parezca, es una necesidad. No se pueden ignorar los incidentes que afectan la sociedad en su conjunto.

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Escenario Post Covid-19

Post Covid-19, la probabilidad de eventos de este tipo seguro aumentará en los análisis de riesgos. Se escucharán más voces y opiniones informadas sobre los posibles riesgos. Mejorará la colaboración entre partes y reinará la cabeza fría para aceptar riesgos muy poco probables. Seremos más prudentes en el uso de materias primas y más sustentables como sociedad.

Lo importante para hacer tu análisis de riesgos efectivo es ser objetivo y consultar con varias personas de tu equipo. Es un proceso que se puede realizar de manera periódica para siempre estar actualizado.

El análisis de riesgos sirve para prever eventos adversos y después desarrollar guías de acción y comunicación por incidente. planear actividades de empresas y gobiernos. Esto sirve la el siguiente paso, elaborar los procedimientos para atender riesgos con alto potencial de impacto económico, social, ambiental y reputacional.

Herramienta para análisis de riesgos ->

Elaborar guías de acción

El segundo paso de la previsión de eventos adversos es elaborar guías de acción y pasos de comunicación para actuar rápido en caso de un incidente de impacto mediano o mayor. En el mejor de los casos, será uno de los eventos catalogados en el análisis de riesgos.

De esta manera, tendremos un procedimiento para prever situaciones adversas y actuar de manera ordenada cuando se manifiesta un riesgo. Esto puede ser desde un huracán hasta fallas en la calidad y seguridad de productos. El suministro en la cadena o la integridad de sistemas TI también son riesgos. Hoy, una pandemia por más poco probable que parecía hace seis meses, es un riesgo.

Las guías de acción ayudan a mantener el orden y un flujo de información coordinado durante el la manifestación de un incidente. Esto ayuda a tomar mejores decisiones a tiempo para reducir en lo posible el impacto de una situación adversa.

Con las nuevas tecnologías, el acceso a esta información ya se hace desde cualquier dispositivo. Lo importante es que la información y contenidos sean útiles y de fácil acceso para un mayor número de personas y empresas.

Elaborar guías de acción ->

Crear alertas para actuar a tiempo

Para crear sistemas de alerta temprana se debe organizar una red específica para ello. Por ejemplo, un botón en el teléfono móvil que permita enviar notificaciones al equipo de respuesta desde una plataforma unificada y especializada en la previsión de eventos adversos. Se puede usar Whatsapp o Email, la Intranet de tu compañía, pero hay mejores formas de hacerlo.

Lo importante es tener acceso a una plataforma de información rápida y útil para la toma de decisiones durante un evento adverso. Un lugar donde se guardan documentos que van a ser requeridos, acorde al incidente en cuestión. Un depósito para consultar la información necesaria, cuando la necesitas. Una herramienta para disparar alertas tempranas antes de que se agrave la situación. Una base de datos para analizar tendencias y focos rojos.

Todo eso y más es la herramienta Prevento. Es una aplicación web responsiva que facilita el registro y acceso a una plataforma para notificar a tiempo. El producto está diseñado para uso desde cualquier dispositivo y se conecta a tus redes actuales.

Prevento funciona igual que una aplicación móvil tradicional, pero sin descargar la APP de una tienda. Sólo ingresas como usuario y entrarás a tu micrositio particular. Ahí, donde tienes acceso a toda tu información. Prevento se recomienda para empresas medianas, si bien algunas compañías pequeñas o hasta grandes podrían utilizarla sin problema.

Preparar equipos de respuesta

La capacitación de equipos de respuesta considera la formación de un grupo diverso para integrar los usuarios de la plataforma. Lo ideal es de 5 usuarios y para arriba. Por ejemplo, se puede incluir al jefe y las personas encargadas de atender producción, ventas, finanzas, personal y otras áreas.

El objetivo de la formar equipos es repartir las acciones a llevar a cabo durante el incidente. La formación consiste en tutoriales y lecciones autodidácticas. De ahí su utilidad para cualquier persona. Con este material se aprenden cosas aplicables a muchas situaciones de la vida diaria y el trabajo.

A través de tareas y cuestionarios, podrás ampliar tus conocimientos y habilidades para manejar eventos adversos. Poder notificar a tiempo sobre una situación anormal puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso.

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